Aus dem Alltag: Schneller und unpersönlicher

In der Erinnerung der Rektoratsmitarbeitenden kamen Veränderungen früher langsamer, und man arbeitete weniger vernetzt, sondern vor allem im eigenen Bereich. Interne Beziehungen, etwa mit der Kasse, dem Austauschdienst, der Versand- und Reprozentrale sowie der Personalabteilung, entstanden durch persönliche Bekanntschaften und wurden aktiv gepflegt. Heute ist alles viel schneller und komplexer geworden. Als positiv wird weiterhin die rektoratsinterne Zusammenarbeit und Hilfsbereitschaft erfahren, schöne Erlebnisse sind auch Komplimente der Studierenden. Insgesamt ist der Arbeitsalltag – auch rektoratsintern – jedoch unpersönlicher geworden. Man verkehrt häufig nur noch schriftlich miteinander. Die Pflege von Beziehungen braucht Zeit, die man oft nicht mehr hat.

Früher arbeitete man weniger vernetzt: Bundesordner im Archiv.

Das Tempo der Veränderungen hat rasant zugenommen. Folgende Beispiele zeigen, wie gleichzeitig die Strukturen und Abläufe komplexer geworden sind:

• Früher hingen Anstellung und Immatrikulation eines Doktoranden nicht zusammen, heute sind diese Beziehungen in der PDB (Personendatenbank) abgebildet und müssen als Ganzes reglementskonform sein. Sonderfälle sind häufiger und schwieriger zum Bearbeiten geworden.
• Die Daten zu Lehraufträgen, Stundenplan und Lohnadministration werden in verschiedenen Bereichen nach unterschiedlichen Kriterien verarbeitet. Dass am Schluss doch noch jeder Lohnzettel stimmt und jeder Student weiss, welche Professorin ihm was, wann und wo vermittelt – diese Anforderung zu erfüllen, ist schwieriger als früher. Die "richtigen" Resultate hängen vom optimalen Zusammenspiel vieler Beteiligter ab, und all diese Personen, von denen jede über spezialisiertes Wissen verfügt, müssen verstehen, worauf im ganzen Prozess zu achten ist.
• Ein grosser Kreis von Beteiligten heisst auch, dass bei der Entwicklung von Neuerungen ganz unterschiedliche Interessen zusammenkommen. Dann muss eine gemeinsame Lösung ausgehandelt werden. Seit den 1990er Jahren treten immer wieder Gegensätze zwischen den Bedürfnissen des Rektorats und den Wünschen der Informatikdienste zutage. Für das Rektorat sind genaue Daten, die sicher und termingerecht verarbeitet und gespeichert werden, das Wichtigste. Wie dieses Ziel technisch realisiert wird, ist sekundär. Die Informatikdienste hingegen wollen und müssen die ETH mit "state of the art"-Technologien ausrüsten, vor allem auch damit sie lange in Betrieb bleiben können. Noch nicht erprobte Technologien sind aber nicht immer so sicher in Bezug auf die Datenqualität.
• Datenbank und Datensysteme sind sehr komplex geworden. Zudem ändern sich mit der Studienreform die Reglemente dauernd, was immer wieder Anpassungen bei den Abläufen erforderlich macht.

Langjährige Mitarbeiterinnen sind der Meinung, dass heute tendenziell zuviel per E-Mail abgewickelt wird. Der direkte wie auch der telefonische Kontakt mit den Professoren ist stark zurückgegangen. Trotzdem bleibt das Bedürfnis nach dem persönlichen Gespräch: Zum Beispiel haben viele Doktorierende nach wie vor das Bedürfnis, persönlich vorbeizukommen, auch wenn man seit 2002 sämtliche Informationen und Formulare der Doktoratsadministration per Internet beziehen kann.

Rektoratsarbeit