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Aus dem Alltag: Vom rosa Lack zu Bits und Bytes

Vor der Zeit der Grossrechner war im Rektorat viel manuelle Arbeit zu leisten. Zweifellos war die Tätigkeit mit den alten Bürowerkzeugen sichtbarer, hörbarer und greifbarer als die moderne Arbeit am Bildschirm. Manche traditionellen Arbeitsmittel des Rektorats sind als lebhafte Sinneseindrücke in Erinnerung geblieben:

Sie prägte das Büro des 20. Jahrhunderts: die Schreibmaschine.

• Die Prüfungspläne wurden mit Wachsmatrizen vervielfältigt. Unvergesslich ist der Geruch des rosafarbenen Lacks, mit dem man Tippfehler auf den Matrizen übermalte. Die Gesamtpläne wurden an die Studierenden und Dozierenden verschickt und zudem am Schwarzen Brett ausgehängt.
• Die Routinekorrespondenz mit den Studierenden wurde in der Kanzlei über Standardbriefe abgewickelt. Diese vorgedruckten Dokumente wurden in die Schreibmaschine eingespannt und manuell ergänzt.
• In der Kanzlei arbeitete man lange Zeit mit Kohle- bzw. Durchschlagspapier, zum Beispiel bei den Aufnahmeentscheiden. Kopiergeräte gab es erst gegen Ende der 1970er-Jahre; die Kopien waren teuer. Erste Fotokopien von Notenverfügungen wurden ungefähr ab 1978 erstellt – aus Kostengründen nur von den Schlussdiplomprüfungen.
• In den Karteien und auf den Matrikeln wurden alle Einträge gestempelt. Das bedeutete einen hohen Verbrauch an Stempeln; jedes Semester mussten neue Exemplare beschafft werden. Der Akt des Stempelns musste mit der gebührenden Sorgfalt erfolgen: Alles musste lesbar sein, um die Daten für die Zukunft zu sichern.

Mit der Einführung der "Data General"-Maschine kam die elektronische Registrierung der Einschreibungen und die automatisierte Erstellung der Pläne. Die Mitarbeitenden erfassten die Daten und speicherten sie auf Kassetten; sie brachten die Kassetten ins Rechenzentrum und liessen sie dort einlesen. Danach wurden wieder Listen ausgedruckt, ins Rektorat zurückgetragen und weiter bearbeitet. Die Planerstellung war kompliziert: Jede halbe Stunde hatte einen eigenen Code, die Kontrolle der Pläne war aufwändig und jede Korrektur musste wiederum erfasst und zur Verarbeitung ins Rechenzentrum gebracht werden.

Schulungen für die Data-General-Maschine gab es kaum. "Wir übten über Mittag mit dem Handbuch", berichtet die heutige Leiterin der Kanzlei, Helena Remund. Mit der Entwicklung der EDV-Systeme hatte das Rektorat nicht mehr die alleinige Kontrolle über die Verwaltungsprozesse. Die gemeinsame Sprache mit den EDV-Spezialisten musste sich erst entwickeln. In die Gestaltung neuer EDV-Funktionen wurden die Nutzenden im Betrieb anfangs nur wenig einbezogen. Später bildete sich eine eigene Projektorganisation, welche den erforderlichen Informationsfluss sicherstellte und seit Ende der 1990er Jahre auch die Departemente stärker mit einbezieht.

Die Tugend des Sparens

Das Kostenbewusstsein war im Rektorat von jeher ausgeprägt. Die Einschreibebestätigungen auf dem unteren Teil des Datenblatts mussten in der Kanzlei abgeschnitten werden; eine Perforation des Formulars fand man zu teuer. Kugelschreiber und Namensschilder für die Schalter mussten die Kanzleiangestellten selbst bezahlen. Und Marie-Louise Bächtold erzählt: „Am Tag der Promotionsfeier ging ich persönlich um 5 Uhr früh zur Zürcher Blumenbörse und kaufte die Blumen; über Mittag fertigte ich die Gestecke an. An solchen Tagen kam ich nicht vor 11 Uhr abends nach Hause.“

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